Descubre qué es kanban, el método de moda en las empresas

Qué es Kanban, el método de moda para desarrollar proyectos de éxito

Número de visualizaciones
29/10/2018

¿Alguna vez has dedicado más tiempo del necesario a finalizar una tarea, debido a las interrupciones continuas de los demás trabajadores? ¿Retrasan tu trabajo las típicas preguntas: “¿cuándo acabas? ¿te ayudo? ¿cómo va la tarea X?”?

Si su respuesta ha sido SÍ, está claro que no sabes qué es Kanban, además de que estás perdiendo la oportunidad de mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos de tu empresa. Si quieres conocer el método Kanban, cómo implementarlo en tu empresa y qué beneficios puedes conseguir… ¡Sigue leyendo!

Concepto y origen del método Kanban

Kanban tiene su origen en Japón, en la empresa Toyota y nació para aplicarse a los procesos de fabricación de coches. El Kanban está basado en el método Just in Time que trataba de dividir el proceso en fases delimitadas que debían cumplir los objetivos perfectamente para pasar a la siguiente fase, dando lugar así a la calidad. Permite reducir costes, pues sólo encargan los suministros en el momento y en las cantidades necesarias.

La metodología Kanban es un método visual que se utiliza para controlar las tareas a través de su división por fases hasta su finalización. A día de estoy, este método ha pasado a formar parte de las conocidas como metodologías ágiles, las cuales tratan de gestionar el trabajo y adaptarlo a las condiciones de los proyectos.

Los 4 principios básicos y las 3 reglas del Kanban

Seguimos investigando qué es kanban. El método está basado en cuatros pilares básicos, los cuales son:

  • Se puede implantar en el momento, no es necesario empezar un proyecto de nuevo.
  • Se persigue el cambio y evolución del equipo.
  • Respetar los roles, responsabilidades y cargos.
  • Alentar al liderazgo.

Estos principios se han de tener siempre en cuenta si decides implantar Kanban en tu empresa. No son opcionales ni irreemplazables si quieres conseguir éxito en tu empresa. Ahora veremos cuáles son las reglas para utilizar de forma correcta el método.

Descubre qué es kanban y cómo lo puedes implementar

  1. VISUALIZAR el trabajo
    Como vemos en el ejemplo, Kanban trata de visualizar en una pizarra la división de tareas. La pizarra tiene tantas columnas como tareas haya. En cada columna se establecen las tareas en forma de “post-it”.
  2. LIMITAR el trabajo
    Es importante definir el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase. La idea principal de esta regla es que los trabajadores se centren en cerrar tareas, no empezar nuevas.
  3. MEDIR el tiempo
    Se debe medir el tiempo que se tarda en cerrar cada tarea, además de tener en cuentas otras métricas importantes como el tiempo desde que se empieza una tarea hasta que se entrega al cliente. Es necesario para controlar y mejorar continuamente.

Beneficios de implementar Kanban

Existen varios beneficios provenientes del uso del método Kanban, comentemos algunos de los más destacados.

La principal ventaja de este método es que es muy fácil de usar y aprender por parte del equipo. También, destaca por ser una técnica visual, lo que permite, con un golpe de vista, ver el estado de los proyectos y tareas.

Otra ventaja es que, como las tareas no se cierran hasta que están bien, no hay errores, por lo que se garantiza la calidad. Además, al realizar lo justo y necesario, se reduce el desperdicio.

Kanban no sólo es una metodología de gestión, sino que también es un sistema de mejora de desarrollo de proyectos, lo que supone una mejora continua de la empresa. Asimismo, permite una gran flexibilidad, pues se puede seleccionar la tarea siguiente a realizar con más prioridad.

Pasos para implementar fácilmente el método Kanban en tu empresa

Ya sabemos qué es Kanban… ¡ahora veamos cómo poner en práctica esta metodología en tu empresa!

  1. Prepara a tu equipo de trabajo. Añadir a tu empresa el método Kanban supondrá una gran cambio en el personal. Por tanto, debes involucrarlos y formarlos en la filosofía Kanban, para que, cuando llegue el momento, sepan qué cambios hacer en su método de trabajo.
  2. Visualizar el flujo de trabajo. Debes diseñar el trabajo en la pizarra. Dividir los proyectos en las fases necesarias. Por ejemplo: Redactar email > Enviar a base de datos > Obtener clientes
    Tienes dos opciones de diseñar el tablero. Con una pizarra/tablero y post-it, o con un software capacitado de realizar esta labor. Algunos de los más recomendados por el mercado son Kanban Tool, Trello, JIRA Greenhopper, Cardmapping, Tablero Kanban Online y Targetprocess.
  3. Delimita el número de tareas en curso. No sirve de nada empezar varias tareas y dejarlas a mitad. Los mejor es limitar el número de tareas empezadas.
  4. Controla el trabajo.  Hay que revisar de manera constante el funcionamiento. Observar qué funciona correctamente o qué falla y solucionarlo.
  5. Mejora a tu equipo continuamente.

Otras metodologías ágiles que pueden ayudarte

Como te he nombrado anteriormente, las metodologías ágiles son un conjunto de métodos de gestión de trabajo de forma flexible, autónoma y eficaz  que disminuye los costes. Una de ellas y de las más conocidas es Kanban. Pero existen otras, como SCRUM o Extreme Programming XP que son muy utilizadas en todas las empresas.

Extreme Programming es una herramienta muy usada por las empresas que están en proceso de consolidación. Su objetivo es apoyar la relación entre los empleados y los clientes.

Scrum, es un proceso parecido al Kanban, pues es un conjunto de prácticas para trabajar en equipo de la manera más eficiente posible. Se ejecuta en ciclos temporales cortes y de duración fija, es un proceso iterativo.

¡Visualiza tu futuro!

Ya conoces Kanban y sabes que existen otras metodologías con las que puedes conseguir crear una empresa de éxito. Si estás interesado en continuar investigando, te recomiendo que te especialices en la materia con el Master en Gestión Ágil de Proyectos. Agile Project Management o el Master Lean Startup Management y Metodologías Ágiles de INESEM. Con él, aprenderás todo lo necesario para dirigir y gestionar proyectos profundizando en las principales metodologías ágiles.

Ya no tienes excusas, ningún empleado más te interrumpirá de tu labor. Simplemente echará un vistazo al tablón con la tareas. No pierdas más tiempo y gestiona tu flujo de trabajo de forma más eficiente y eficaz. ¡Garantiza el éxito de tu empresa!

1+
Categorizado en: Gestión de proyectos

3 Comentarios

  1. Rosa dice:

    Utilizo el tablero de control online para empresas https://kanbantool.com/es/ y estoy muy contenta. Esta herramienta es fácil de usar y permite gestionar proyectos de manera eficiente.

    0
  2. Marco dice:

    Kanban Tool es para mi la mejor herramienta de gestión de proyectos. Veo todos mis tareas, que tengo que hacer y  también tares realizadas. Puedo controlar el tiempo predestinado para mi trabajo. Kanban Tool es también muy práctico para hacer informes semanales. Tiene 14 dias de prueba gratuita.

    0

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Descubre MasterClass de INESEM. Una plataforma en la que profesionales enseñan en abierto

Profesionales enseñando en abierto