Los Sistemas de Gestión ERP ya no son solo para grandes multinacionales.
Cualquier empresa que quiera integrar varios softwares para administrar operaciones financieras, recursos humanos, ventas, marketing, fabricación o cadena de suministro puede obtener los beneficios de un sistema de gestión ERP.
En este artículo veremos funciones y módulos principales, beneficios y qué esperar al comprar un software ERP.
¿Qué es un sistema de gestión ERP?
Un sistema de gestión ERP es una plataforma de software que combina varios tipos de software críticos para un negocio en una única interfaz.
El sistema de gestión ERP a menudo incluye herramientas y funciones de gestión RRHH, de relaciones con los clientes, contabilidad y gestión de la cadena de suministro.
Las empresas también pueden encontrar combinaciones de módulos personalizados que se adapten a sus necesidades.
Debido a la complejidad y la cantidad de funciones disponibles a través del software ERP, tradicionalmente esta solución ha sido adoptada por grandes corporaciones empresariales.
En los últimos años se ha demostrado que los sistemas de gestión ERP son útiles incluso para pequeñas y medianas empresas (PYMES).
A continuación, podemos ver una tabla con los principales proveedores de sistemas de gestión ERP según el tamaño de empresa:
Principales funciones y módulos de un sistema de gestión ERP
Un sistema de gestión ERP varía ampliamente entre sistemas, enfoques industriales y características ofrecidas.
Sin embargo, la mayoría de los sistemas ofrecerán varios de estos módulos:
- Recursos humanos
- CRM
- Contabilidad financiera
- Servicio de ayuda informática
- eCommerce
- Gestión de la cadena de suministro
- Procesamiento de ordenes
- Inventario y adquisiciones
Además de los módulos específicos del departamento como los enumerados anteriormente, muchas plataformas ERP se dirigen a industrias particulares como la fabricación, el servicio de campo y la tecnología.
Los sistemas de gestión ERP enfocados en la industria empaquetan características útiles juntas y ofrecen un producto útil para usuarios nuevos en el software ERP.
Recursos humanos
Los módulos de software de RR.HH. conectan la información y los registros de sus empleados con todos los sistemas de gestión ERP.
La nómina, el seguimiento del tiempo, la programación y las hojas de tiempo de los departamentos individuales, la planificación de sucesos y la información de contratación se encuentran en un solo lugar.
Se pueden sincronizar directamente con las herramientas financieras y contables para brindar a las empresas una comprensión coherente de cómo los recursos humanos afectan directamente la salud financiera de toda la empresa.
CRM
Los módulos CRM dentro de un software ERP agilizan la información crítica para las ventas con los equipos de producción y productos.
Esto significa un procesamiento perfecto de los contratos desde el equipo de ventas hasta la producción, el envío y las devoluciones.
Un CRM en un ERP contiene información completa de contacto del cliente.
Además, pone notas de la cuenta a disposición de todas las partes interesadas en el proceso de compra y producción.
Finanzas y Contabilidad
Los módulos de finanzas y contabilidad en los sistemas ERP agregan información financiera de todos los módulos conectados.
Esto brinda a la empresa una imagen completa de sus ingresos y gastos.
Estas herramientas ayudan a las empresas a acumular informes de pérdidas y ganancias a partir de informes financieros y a generar previsiones que tienen en cuenta la información de toda la empresa.
Servicio de ayuda informática
Los módulos de soporte técnico de TI mantienen la tecnología de su empresa funcionando sin problemas.
Con sistemas integrados de TI y ERP, su equipo de TI puede responder preguntas y errores de toda la empresa, priorizar esos trabajos y hacer un seguimiento rápido con las partes interesadas.
Estas herramientas ayudan a los departamentos de TI a realizar un seguimiento del ROI que aportan al equipo, su beneficio financiero para la empresa y el impacto de las actualizaciones de tecnología y software.
eCommerce
Puede conectar la web de comercio electrónico (eCommerce) de su empresa directamente con los módulos de envío, desarrollo de productos y cadena de suministro dentro de un sistema de gestión ERP.
La compra de un ERP con integración eCommerce ayudará a su equipo a establecer conexiones entre el estado del sitio web y el crecimiento general de los ingresos.
También puede ayudar a identificar los cuellos de botella en la cadena de suministro que ralentizan la producción o los problemas logísticos que retrasan la entrega.
Gestión de la cadena de suministro
Los problemas en la cadena de suministro pueden detener todo el flujo de ingresos.
El software ERP con módulos de cadena de suministro asegura que otros equipos tengan conocimiento de la cadena de suministro y puedan reaccionar rápidamente según la gravedad de la situación.
Entre otras mejoras de infraestructura crítica, un ERP con software de cadena de suministro, software de recursos humanos y herramientas de gestión de fabricación o producción puede reducir significativamente los tiempos de respuesta.
Esto es clave para las empresas que necesitan aumentar la producción en plantas alternativas y evitar problemas de la cadena de suministro.
Procesamiento de ordenes
Si bien el software de órdenes de trabajo por sí solo brinda continuidad a los sectores de ventas y servicios de una empresa, la integración del software de procesamiento de pedidos directamente con un ERP brinda a los analistas de negocios una idea de las ineficiencias y mejoras a lo largo del ciclo de ventas.
Inventario y adquisiciones
De manera similar a los problemas que resuelve el software de administración de la cadena de suministro, el software de inventario y adquisiciones ayuda a las empresas a administrar sus inventarios de almacén.
Estas herramientas garantizan que las empresas mantengan la cantidad correcta de producto en stock para cubrir los aumentos repentinos de demanda estacionales y esperados.
Estas herramientas, cuando se conectan con un sistema de gestión ERP, ayudan a las empresas a pronosticar las necesidades de suministro de productos y garantizan el personal adecuado, el espacio en los estantes y la cobertura logística.
Beneficios de las soluciones ERP
Un sistema de gestión ERP gana su poder al centralizar los datos críticos en una base de datos que todos los sectores de la empresa pueden utilizar para mejorar los procesos.
Los principales beneficios de utilizar un sistema ERP son:
Reducción de la sobrecarga de software
El software ERP permite a los equipos consolidar sus herramientas en un sistema unificado.
En lugar de pagar suscripciones separadas para la gestión de la cadena de suministro, el software central de recursos humanos, CRM, envío e inventario, los equipos pagan por una única plataforma que maneja cada una de estas tareas en un sistema centralizado.
Dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa, reducir la cantidad de suscripciones al sistema de software puede reducir significativamente los gastos generales mensuales.
Mayor comunicación
Cuando todos los sectores de la empresa se reúnen en un solo software para planificar y realizar un seguimiento de los eventos comerciales, todos los datos comerciales pueden estar disponibles para la revisión del equipo.
Muchos sistemas ERP modernos invierten mucho en herramientas de análisis y visualizaciones que permiten a los miembros del equipo crear informes que muestran el progreso, indican los niveles de inventario y notifican a los colegas sobre las ganancias.
El software ERP actúa como la única fuente de verdad para que las partes interesadas comparen los éxitos y se preparen para el futuro.
Reducción de silos
Los silos empresariales, donde los equipos trabajan de forma independiente entre sí en detrimento de todos, reducen en gran medida la productividad de la empresa.
Un ERP ayuda a las empresas a publicitar sus objetivos y los equipos comparten sus planes entre sí.
Los equipos que tienen acceso a los mismos datos pueden comparar notas entre departamento.
Esto ayuda a todos a avanzar hacia los objetivos comerciales.
Estandarización de procesos de fabricación
Para grandes empresas de fabricación con varias instalaciones, compartir los planes de fabricación y sus mejores prácticas puede ser vital para la estandarización de productos y procesos.
Los sistemas ERP permiten a los equipos de fabricación almacenar manuales, planos, información reglamentaria y estadísticas vitales.
Esto permite que diferentes partes de la empresa repliquen los procesos sin sacrificar la calidad ni la velocidad.
Reducción de inventarios
Las soluciones ERP brindan seguimiento y análisis de inventario que permite a las empresas funcionar de manera más eficiente.
Utilizando tecnología como etiquetas RFID, geovallas y datos biométricos, los sistemas ERP pueden rastrear los activos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde el suministro hasta la venta.
Y muchos sistemas ERP sugerirán mejoras de inventario con el tiempo.
Con inventarios reducidos, las empresas pueden reutilizar el espacio de almacenamiento y reducir sus costos de nómina.
Estandarización de la información de recursos humanos
Muchas soluciones ERP brindan productos básicos de RR.HH., como nómina, programación, reloj y gestión de beneficios.
Estos módulos conectan el software, el almacén y la C-suite.
Con las funciones básicas de recursos humanos, un sistema ERP puede usar el software del reloj de tiempo para calcular la nómina y los beneficios.
Los gerentes pueden acceder a la información de los empleados cuando crean horarios.
Debido a que los empleados son el recurso más costoso y valioso de una empresa, es vital conectar el software que los administra con el resto de los datos de la empresa.
Elegir un sistema de gestión ERP adecuado
El proceso de compra de un sistema ERP es complejo y está lleno de solicitudes de personalización e incertidumbre sobre las capacidades de los proveedores.
Buscar ayuda de terceros para la implementación es común y, en el caso de proveedores empresariales, generalmente es necesario.
Por lo tanto, es una decisión que no se debe tomar a la ligera y hay que meditarla ya que será una piedra angular en la gestión de una empresa.
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