Hoy en día, a la hora de realizar un buen trabajo en relación al secretariado de dirección, se requiere de ciertas habilidades y destrezas. En este post hablamos sobre las técnicas de secretariado más importantes para desempeñar este puesto.
Programar y gestionar eficientemente la agenda del jefe
Muchas de las técnicas de secretariado giran entorno a organizar la agenda del jefe, además de conocer cuando se va a realizar las reuniones importantes, llamadas que son relevantes para el jefe, etc, además de la monitorización los trabajos que tenga que realizar, encargándose de que se cumplan en el plazo estimado, distinguiendo entre urgente y prioritario.
Mantener la delgada línea entre la asertividad, la humildad y la soberbia
Es posible que ciertos encargados puedan ser engreídos o altivos en relación a los empleados que están en un nivel inferior dentro de la cadena de la empresa, acompañando esa soberbia con una gran falta de educación.
Destrezas y habilidades para desarrollar estrategias de comunicación interna corporativa
Los empleados del secretariado de dirección, además de las habilidades que se les requiera en su trabajo habitual, tendrán que expresar lo que dicen con tacto, de manera clara. Con esto se evitarán malos entendidos entre compañeros, sea cual sea la jerarquía, o bien entre los factores externos de la empresa. Estos empleados son los que proyectan la imagen de los directivos y altos cargos de la empresa.
Conocimiento profundo de las posibilidades de negocio empresarial y capacidad de negociación
Sobre todo fuera de la organización, por ejemplo con otras organizaciones para el cierra de fechas para concretar reuniones, acuerdos empresariales, acuerdos de colaboración. Es recomendable asesorarse en técnicas de negociación y persuasión.
Trabajar la proactividad, una de las softskills mejor valoradas
No se puede molestar al jefe en repetidas ocasiones. Este contrata al secretariado de dirección para organizar y optimizar su tiempo. Los empleados tendrán que tomar grandes decisiones por iniciativa propia.
Para ello, se recomienda una reunión semanal (como mínimo) para hablar de los temas más importantes de la empresa, además de que la reunión sirva para la resolución de dudas o problemas relevantes al negocio. El empleado del secretariado de dirección pedirá ayuda u orientación al jefe en este tipo de reuniones.
Ser ordenado, coordinado y sistematizado
En el caso de que nos pidan alguna documentación, saber exactamente donde se encuentra, creando un archivo propio tanto en papel como digital. Es recomendable, si el archivo está en formato digital, hacer una copia diaria del mismo, además de poder compartirla con el jefe a través de un sistema interno.
¿Es necesario que el empleado del secretariado de dirección esté disponible a cualquier hora de la semana?
Evidentemente, lo recomendable es que el trabajo este hecho. También hay que tener tacto a la hora de poner a los jefes, las reuniones a horas adecuadas del día.
Si todas las documentaciones, reuniones, etc, están mecanizadas o monitorizadas, se tardará mucho menos en hacer lo que le solicitan.
Utilizar la comunicación no verbal en el puesto de trabajo
Gracias a la comunicación no verbal, el empleado de secretariado de dirección observará ciertas situaciones que normalmente ocurre en la organización.
Con todo esto, el empleado podrá realizar mejor su trabajo en el caso de conocer mejor al resto de empleados (incluido el jefe), analizando las situaciones que ocurran en la empresa.
Ni te imaginas cuánto ayuda la comunicación no verbal. Observando cómo se comporta y expresa la gente (gestos) te vas a dar cuenta de un montón de situaciones que ocurren en la oficina y captarás muchos mensajes “ocultos”.
Mal trato de los trabajadores de secretariado de dirección en relación a otros compañeros
Muchos trabajadores del departamento de secretariado de dirección, al estar en un puesto relevante, "se les sube el cargo a la cabeza", tratando mal a otros compañeros o proveedores que están vinculados a la empresa. Estos empleados pueden ser despedidos en cualquier momento por lo que han de guardar las formas en todo momento, tanto con los compañeros, como con el entorno de la empresa.
La cordialidad entre compañeros es la mejor forma de conseguir las cosas y de que exista un buen ambiente de trabajo en la organización. La humildad y colaboración con los compañeros es una herramienta básica para estar a gusto en el trabajo.
El empleado del secretariado de dirección tendrá una visión global y estratégica
Esto se deba a que mueven información muy delicada en caso de que llegue a ciertas manos ajenas, tano dentro de la organización, como en el entorno de la misma, ya sea a través de correos electrónicos, chismorreos con otros empleados, clientes o proveedores, etc.
Esta información (o datos) puede ser informes financieros de la empresa, negociaciones, sueldos, despidos o incluso información personal de cualquiera de los miembros de la empresa.
Algunos empleados de secretariado están obligados a firmar una clausula adicional de confidencialidad.
El secretario de dirección también transmitirá la imagen corporativa con su presencia
El empleado de secretariado de dirección es aquella persona que representa la imagen corporativa de la empresa, por lo que dependiendo de la forma de vestir, actuar, aseo, etc, dependerá la impresión que pueda dar la organización al resto de los empleados y del entorno de la misma.
Para este apartado, lo recomendable es obtener información a través de la imagen personal.
Además del aspecto físico, los modales es un elemento imprescindible en este aspecto.
Sabrá gestionar el nerviosismo y la tensión en el puesto de trabajo
No se produce por la cantidad de volumen de trabajo que acapara el secretariado de dirección, sino debido a los dirigentes de la empresa que están demasiado encima de los empleados, por lo que el propio trabajador deberá “educar” al jefe en cuanto a que no pida las cosas para que se las entregue al segundo, o bien exista una falta de respecto por parte de este último.
Trabajará su potestad y solidez en el equipo
Los empleados del secretariado de dirección han de ser capaz de transmitir a través del manejo de la agenda y los asuntos del jefe, el poder y solidez del jefe, al ser su mano derecha en la empresa. Estos empleados han de hacerse respetar al máximo para que el resto de los empleados de la empresa no los subestimen, siempre de forma cordial, amable y educada. Esto se conseguirá a través de un buen liderazgo y dirección de equipos.
