Realmente, ¿sabes cómo organizar el tiempo de manera efectiva? A muchos de nosotros nos encantaría decir que sí, pero en realidad perdemos tiempo y recursos, puesto que pueden aparecen diferentes emergencias durante el día como un familiar que inesperadamente necesita nuestra ayuda o proyectos de última hora con los que no contábamos. Esto supone que antes de que nos demos cuenta hemos finalizado el día de trabajo y no hemos terminado las tareas que debíamos realizar.
Debemos priorizar nuestras tareas y nuestro tiempo, es la mejor forma de cumplir con nuestras metas y además disminuir el estrés. Cuando estás gestionando tu día, hay una serie de simples sucesos que necesitas considerar, incluyendo el tiempo que tienes disponible, tu equipo, el tipo de tarea a realizar o la urgencia que acompaña a la misma. En muchas ocasiones se priorizan tareas dependiendo de lo urgente que ésta sea y se dejan el resto de las tareas, al parecer ésta es la forma más fácil de priorizar, sin embargo a menudo puede ser mucho más complicado que eso, por lo que se necesitan de herramientas alternativas especializadas que puedan dar más sentido a la priorización.
La acción prioritaria Matrix. ¿Qué es?
Una de ellas es “La acción prioritaria Matrix”, esta herramienta se encarga de analizar el valor de la tarea comparando el esfuerzo que tomará completarla. Esta herramienta es realmente útil debido a que ayudará a identificar el tipo de tarea del que se trata, las cuales pueden ser éxitos rápidos, proyectos principales, tareas para “rellenar” o tareas de bajo o ningún valor.
De esta manera puedes descubrir cual de estas tareas te dará o te devolverá en resultados positivos el esfuerzo que inviertes en ella, incluso pudiendo saber cuánto tiempo has de dedicar a cada una de ellas.
Otra herramienta útil para la priorización es el Análisis de Pareto. En este examen se tiene como base que el 20% del esfuerzo puede producir el 80% del resultado positivo en dicha tarea. El Ánálisis de Pareto se puede utilizar para saber que tan alto es el valor de un problema a resolver y cuanto impacta a dicha situación.
Cómo organizar el tiempo priorizando tareas
Llevar a cabo una correcta priorización de tareas también supone una oportunidad cuando te encuentras en un grupo o equipo, puesto que en la mayoría de los casos todos los miembros desearán tener una tarea asignada. En estos casos se puede usar la técnica “número de grupos”. Está técnica supone una ayuda para cada uno de los miembros del grupo, ya que de esta manera los componentes del grupo pueden enfocarse en las tareas más importantes, para más adelante calificarlas dependiendo de la importancia de las mismas. Una técnica que no solamente es útil para ayudar a la concentración y priorización del grupo, sino porque además ofrece un alto nivel de seguridad en la ejecución.
En definitiva, en la actualidad es esencial conocer cómo organizar el tiempo y las tareas que se plantean en el día a día, lo que te supondrán no solamente realizaras correctamente y en su tiempo, sino que también te permitirá mantener la mente despejeda evitando sensaciones negativas al final del día.
