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Pasos en un proceso de gestión de inventarios y beneficios para la empresa

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17/06/2019

A modo de resumen, la gestión de inventarios consiste en el seguimiento exhaustivo de los bienes que almacena la organización. Mediante una serie de actividades, consigue proporcionar el suficiente conocimiento a los responsables para saber de cuando es el momento de reponer existencias. Algunas de las actividades que utilizan para medir esta reposición se realizan a través de la monitorización de:

  • El peso
  • Las dimensiones
  • La cantidad
  • La ubicación

En el siguiente artículo vamos a profundizar sobre el proceso de gestión de inventarios. Observaremos las particularidades que afectan a su desarrollo y que beneficios se obtienen de su correcta gestión. A su vez, observaremos qué metodologías son aplicables en esta gestión y como se lleva el plan para su correcto funcionamiento.

 

¿Cuál es la importancia de la Gestión de Inventarios?

La gestión del inventario es fundamental para que la organización del almacén y el desarrollo de la actividad sea correcto. De esta forma la empresa tendrá los suficientes bienes para satisfacer la demanda del producto. En el caso de que esta gestión no se llevara a cabo adecuadamente, la empresas podrían asumir pérdidas como consecuencia de una organización ineficiente. A su vez, la falta de bienes podría suponer la pérdida de clientes potenciales, afectando así al crecimiento de la entidad.

Generalmente cada organización tiene un encargado o jefe de control de inventarios  que se encarga de gestionar el proceso de gestión de inventarios. Aunque no siempre existe su presencia, por lo tanto muchas empresas acuden a una contratación externa para dicha gestión. Cuando las organizaciones no tienen la capacidad para gestionar de forma propia el inventario, requieren la externalización. Una de las ventajas de externalizar el servicio, es que la organización puede concentrar sus esfuerzos en la actividad principal de su funcionamiento. A su vez, pueden contar con un grupo de profesionales que le ayude en la gestión.

El proceso de gestión no finaliza con la terminación del inventario inicial, sino que es necesario monitorearlo y evaluarlo constantemente para el correcto aprovechamiento de los recursos. Gran cantidad de organizaciones ofrecen estos servicios, junto a un  número de profesionales que le permita llevar un mayor control.

Dentro de la gestión de inventarios es necesario el desarrollo de un plan o sistema de control  que ayude a fijar no solo una periodicidad con la que se revisarán los recursos, sino también la implementación de técnicas que permita evaluar correctamente las mercancías.

 

Metodologías del proceso de Gestión de Inventarios

En este caso las empresas suelen crear un sistema de gestión de almacén propios. Algunas organizaciones optan por adquirir un sistema de gestión ya existente. Estos incluyen algunas características como:

  • Descripción del bien
  • Número del bien
  • Localización del bien

Para la búsqueda de los bienes en el almacén, las descripciones suelen ser fundamentales, y deben ser lo suficientemente claras para su localización en la misma.

Plan de adquisiciones

Uno de los objetivos de la gestión de inventarios es conseguir anticiparse a los movimientos de la demanda. Esto se conoce como planificación de adquisiciones.

Las organizaciones aplican diferentes estrategias o planes para llevar  a cabo las compras según las necesidades que presente el sector.

Suponiendo  un negocio pequeño no tendría sentido una estructura de almacenaje extenso. Estas empresas realizan una estrategia de ” justo a tiempo” o “just in time”, donde reciben una determinada mercancía en el momento justo para satisfacer la demanda.

Otros negocios aprovechan la información registrada en bases de datos de ventas para llevar a cabo el plan, ya que a través de ellos el proceso de demanda de productos será similar, si la actividad sigue la misma línea.

Tipos de inventarios

En el proceso de gestión de inventarios podemos distinguir distintos tipos según:

  • El nivel de terminación, como puede ser inventario de materias primas, productos en proceso, etc.
  • La localización en la empresa, como puede ser, inventario de planta o tránsito.
  • La función.

Beneficios de la Gestión eficaz de Inventarios

El proceso de gestión de inventarios, ademas de ayudar a los negocios a mantenerse organizados de cara a una mejor gestión para el cliente y para la propia empresa, la gestión puede propiciar a:

  • A la continuación del negocio para que sea rentable
  • Reducir los costes derivados de la provisión
  • Utilizar economías de escala
  • Proyectar las ventas
  • Un mayor control del negocio
  • Mejorar el flujo de efectivo de la empresa
  • Detectar mercancías estancadas
  • Controlar las entradas, salidas y ubicación de las mercancías

 

¿Cuál es el proceso para la generación de un Inventario?

A la hora de gestionar unos inventarios es necesario seguir una serie de pasos para que este se cumpla correctamente. Los pasos son:

  • Identificar los productos que se van a registrar en el inventario: Tal y como se indica, en este paso hay que identificar todos aquellos productos que la organización vaya a controlar en el inventario y cuales no hay que inventariar.
  • Determinar los lugares para la realizar los inventarios: En el momento en que se tiene claro cuáles son los productos o materiales que se van a registrar en inventario, se deberá controlar aquellos lugares en lo que los mismos van a estar presentes.
  • Generar un equipo de trabajo: A la hora de gestionar un almacén será necesario reunir recursos humanos capaces de gestionar las actividad requeridas en un almacén.
  • Análisis y registro: Una vez que se han realizado los pasos anteriores, ya nos encontraríamos en condiciones necesarias para llevar a cabo el inventario. Para ello, será necesario establecer un día y una hora para su correcta realización.

En la gestión contable existen diferentes métodos para valorar el movimiento de existencias en el almacén:

  • FIFO: La primera existencia en entrar, es la primera en salir. Esto significa que las existencia se valoran a su salida, al precio de coste de la primera existencia en el almacén. La existencia se valorará al precio de coste más antiguo.
  • LIFO: La última existencia en entrar, es la primera en salir. Las existencias serán valoradas al precio de coste más actual, al de la última existencia que entró en el inventario.
  • PMP: El precio de cose es la media ponderada de los distintos precios de las entradas.

 

Una herramienta indispensable dentro de tu organización

El proceso de gestión de inventarios es una herramienta óptima para las organizaciones que buscan ser más competitivas. Los diferentes departamentos tienen la responsabilidad de garantizar el correcto funcionamiento del inventario de las compañías.

De forma adicional, la gestión de inventarios es un punto relevante en la gestión de toda la organización. Las tareas correspondientes a la gestión se relacionan con la determinación de los métodos de registro, rotación y clasificación que ayudan a la empresa a un funcionamiento eficaz.

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Categorizado en: Dirección de Operaciones y Logística

2 Comentarios

  1. Miguel Sanchez Nápoles dice:

    Aprender estos pasos y la importancia del proceso de gestión de inventarios es de vital importancia para el desarrollo de negocios.

    Es imprescindible para la dirección de una empresa.

    0

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