Seguro que conoces esa situación en la que comienzas a realizar una tarea y acabas profundizando en ella de tal manera que acabas trabajando concentrado durante horas, sorprendiéndote de la cantidad de output que acabas generando gracias tu altísimo rendimiento en esas condiciones. Pueden ser momentos de estudio o preparación de un trabajo, unas horas escribiendo o leyendo o quizás trabajo físico en el jardín o en la casa. Este tipo de momentos de alta concentración y productividad en el trabajo son los que te pueden ayudar a aumentar increíblemente tu eficacia como Gestor de Proyectos. Por ello, en este artículo vamos a ver las principales estrategias para aumentar la productividad.
Pasos para aumentar la productividad
La alta productividad es consecuencia directa de trabajar con concentración en una tarea. Para ello es necesario evitar tanto el multitasking como las interrupciones externas. Así pues, tenemos dos factores para crear una situación de alta productividad:
- Definir la tarea a realizar
- Evitar las interrupciones.
- Trabajar con motivación.
Tanto si se trata de ordenar tus emails, leer normativa o contratos aplicables a tu proyecto, preparar una lista de riesgos, actualizar el estado del proyecto, organizar los recursos necesarios o cualquier otra actividad relacionada con la dirección y ejecución de un proyecto, los dos ingredientes anteriores son fundamentales para el trabajo productivo. Es muy sencillo en la teoría, y por eso mismo es increíble que estos tres puntos sean ignorados por tantísimos trabajadores en su día a día. A continuación desarrollaremos los dos ingredientes del trabajo productivo y veremos cómo asegurar que están presentes en nuestro día a día.
Definir la tarea a realizar
En muchas ocasiones trabajamos en algo sin una visión clara de qué es lo que pretendemos conseguir. Esta situación, bien sea ocasionada por la falta de claridad en los objetivos o por la carga de trabajo que nos impide parar por un momento a pensar en lo que estamos haciendo, es una clara enemiga de la productividad.
Piensa en la tarea de montar un mueble como ejemplo. El objetivo está claro y lo puedes visualizar: se trata de tener un nuevo mueble listo para ser usado. El camino también está claro: desempaquetar y seguir las instrucciones paso a paso. Dichas claridad en el objetivo y en el camino a seguir son las condiciones necesarias antes de comenzar cualquier tarea.
Por eso al igual que para montar un mueble, deberemos tener claro el qué y el cómo antes de comenzar a realizar cualquier tarea. En el ámbito laboral es posible que el cómo, el camino a seguir, varíe cuando vayamos encontrando problemas o impedimentos, pero siempre deberemos tener una idea clara de qué camino pretendemos seguir antes de empezar a caminar. Si encontramos encrucijadas o bifurcaciones entonces pararemos, decidiremos de nuevo qué camino seguiremos y entonces continuaremos caminando.
Evitar las interrupciones
Uno de los problemas que afrontamos los directores de proyectos es el de las constantes interrupciones. Tanto si se trata de llamadas, correos electrónicos o visitas inesperadas, cualquier interrupción nos hace salir del tema en el que estábamos trabajando para ocuparnos con algo diferente. Piensa en tu cerebro como en un armario lleno de cajones. Cuando estás trabajando en un tema determinado tienes abierto ese cajón y estás metiendo cosas nuevas, sacando las viejas o simplemente reordenando las que están dentro. Cada vez que eres interrumpido con otro tema necesitas cerrar ese cajón, abrir otro diferente, ocuparte de él durante unos minutos y después cerrarlo y volver a abrir aquel en el que estabas trabajando. Después de cada interrupción deberás además recordar qué es lo que estabas haciendo antes de continuar con lo que dejaste a medias.
Es más que evidente que este proceso nos hace perder mucho tiempo y reducir nuestra efectividad, con lo cual es preciso establecer un orden que nos ayude a reducir el máximo las interrupciones.
Trabajar con motivación
La motivación es la gasolina que nos propulsa como trabajadores. Podemos tener claro el camino y disponer del mejor automóvil, pero sin gasolina no vamos a ir a ningún lado. Al igual, podemos actuar con todos tipos de estrategias para aumentar la productividad, pero sin motivación nada funcionará. Como directores de proyectos creo que debemos centrarnos en dos aspectos para mantener una alta motivación:
- Realizar proyectos que nos interesen. Debemos intentar desarrollar proyectos que nos interesen técnica o socialmente. Es decir, es recomendable que disfrutemos llevando a cabo el tipo de proyectos que se nos asignan. Puede ser que te interese más la construcción, la fabricación, la organización empresarial, la programación, las máquinas industriales o los proyectos sociales. Pues bien, debes intentar trabajar precisamente en ese tipo de proyectos que tienen relación con tu interés personal.
- Rodearse del entorno adecuado. Debes aceptar que tú eres el factor decisivo en tu vida. El tener un equipo y unos jefes competentes depende en gran medida de ti mismo puesto que tú eres al menos el 50% de las relaciones con los mismos. Sé consciente de que como jefe de proyectos eres capaz de cambiar la estructura de tu empresa, sus procesos, a tu propio equipo de trabajo o la manera en que te trata tu jefe. Concéntrate en crear el ambiente necesario para trabajar con motivación. Céntrate en pensar en la manera de mejorar las cosas en lugar de enfadarte por aquello que no funciona.
Estrategias para aumentar la productividad
Después de entender los factores decisivos que influyen en la productividad es realmente sencillo pensar en qué deberemos cambiar para aumentar considerablemente nuestro output como trabajadores.
Definir la tarea a realizar
Es una de las principales estrategias para aumentar la productividad. Dedica entre diez minutos y media hora bien al principio o al final del día a planificar tus tareas para el día siguiente. Visualiza tanto el objetivo como los pasos que vas a seguir para llegar al mismo. Disecciona las tareas más grandes en pequeñas partes o paquetes de trabajo que puedas realizar cada día.
No te dejes llevar por el caos y el estrés. Para unos minutos antes de empezar la siguiente tarea hasta que tengas bien claro qué vas a hacer exactamente.
Evitar las interrupciones
Como directores de proyectos dedicamos una gran parte de nuestro tiempo a la comunicación oral y escrita. Debemos coordinar actividades constantemente y para ello es necesario dialogar con todos los stakeholders. Por ello es importante que seas tú quien decide cuándo se llevan a cabo dichas conversaciones. Apenas existen problemas que deban ser solucionados al instante, casi siempre pueden varios días o al menos unas horas. Debes crear espacios de trabajo dedicados a recibir nuevo input, de manera que el resto del tiempo te sea posible trabajar en lo que te has propuesto. Recomendamos por ello revisar el correo una o dos veces al día, no atender a llamadas de teléfono durante franjas de tiempo preestablecidas (por ejemplo, ignorar las llamadas después del mediodía) y realizar reuniones semanales con los integrantes de nuestro proyecto en las que se puedan tratar todos aquellos temas que no sean especialmente urgentes. En esta entrada tienes más información sobre qué reuniones periódicas son recomendables para gestionar tu proyecto y minimizar las interrupciones.
Trabajar con motivación
Como última de las estrategias para aumentar la productividad, debes convencerte a ti mismo de que tanto el tipo de proyectos como el entorno en que los realizas están en tus manos. Si no te sientes motivado tienes básicamente tres posibilidades: aceptar, influenciar o cambiar tu entorno. Debes analizar tus posibilidades, tomar una decisión al respecto y poner toda la carne en el asador tanto si es para aceptar la situación tal y como es e intentar hacerlo lo mejor posible, influenciar el tipo de proyectos y a tu entorno para mejorarlo de acuerdo a tus expectativas o cambiar el mismo buscando un nuevo puesto de trabajo.
