Más que un método o una herramienta, podríamos enmarcar el método de Kaizen dentro de las buenas prácticas o la filosofía empresarial. Se trata de un método que ya ha sido incorporado a multitud de procesos de negocio distintos (como, por ejemplo, la Gestión de la Calidad Total, el sistema Just in Time o el método de Kaizen, entre otros) y que ha logrado mejoras sustanciales en productividad, seguridad, reducción de residuos y seguridad.
La principal característica del método de Kaizen, es que son muchos pequeños cambios acumulados a lo largo de un período temporal los que terminan generando grandes resultados. Eso sí, ello no implica que se trata de una secuencia de cambios poco importantes, sino que es la acumulación de todos ellos lo que logrará alcanzar los objetivos.
Los 4 principios del método de Kaizen
Para implementar esta filosofía, debemos tener en cuenta la aplicación de cuatro principios básicos:
- Optimización de los recursos actuales de la organización: Generalmente, las empresas que pretenden mejorar sus procesos tienden a incorporar nuevos recursos. Sin embargo, el método de Kaizen aconseja realizar un análisis exhaustivo previo de la utilización de los recursos actuales para encontrar alternativas que consigan mejorar su utilización y funcionamiento.
- Implementación de soluciones a corto plazo: No se trata de acortar los tiempos en detrimento de la calidad de la solución, todo lo contrario. Este método insta a minimizar los arduos procesos burocráticos de análisis y autorización de soluciones para agilizar el proceso. Si se tratase de un problema de especial complejidad, Kaizen aconseja seccionarlo en problemas más reducidos de solución simple.
- Criterio de coste cero o reducido: El método Kaizen sugiere inversiones mínimas que complementan los procesos de innovación empresarial. En ningún caso se fomenta la utilización intensiva de capital dejando atrás los procesos de mejora continua. En otras palabras, Kaizen propone como solución fomentar la participación e implicación del personal de una organización para una mejora continua en lugar de destinar importantes cantidades de recursos.
- Participación activa: Los trabajadores deben participar activamente en todas las etapas, entre las que incluimos la planificación, el análisis de la situación, la ejecución de las soluciones y el seguimiento de los cambios en el proceso. De este modo, el trabajador pasa de hacer un trabajo rutinario a ser consciente de la situación global de la empresa y a proponer soluciones ante problemas que se puede encontrar en su día a día laboral.
Objetivos del método de Kaizen
Así, el método de Kaizen presupone que todos los trabajadores de la organización (estén en el nivel que estén) deben ser capaces de identificar las deficiencias e ineficiencias, además de estar completamente habilitados para sugerir cualquier tipo de solución o mejora que pueda aplicarse en su ámbito de trabajo.
En términos prácticos, la implantación de este método sigue las siguientes pautas:
- En un primer estadio se establecen pequeños objetivos claros y realistas, además de bien documentados.
- Revisar el estado actual del problema a abordar y del proceso a mejorar y se diseña un plan de optimización.
- Se implementan las mejoras propuestas en el plan de optimización.
- Se inicia un proceso de revisión de las medidas adoptadas por el plan de optimización para detectar posibles deficiencias y aplicar medidas correctoras.
- Elaborar un informe con los resultados obtenidos y se establecen los parámetros para llevar a cabo el seguimiento de los procesos analizados.
En definitiva, el método de Kaizen se estudia en la dirección de empresas con el objetivo de conseguir incrementar los niveles de satisfacción, mejorar las tasas de retención del talento, incrementar la competitividad y optimizar la gestión de los problemas organizacionales a través del refuerzo de los equipos de trabajo, mediante la acumulación de resoluciones de pequeñas metas.
Como bien se indica en este método:
“La metodología Kaizen nos enseña a no subestimar el impacto de lo simple. La suma de pequeños aportes constituye una gran mejora.”
